Rola kierownictwa w monitorowaniu kosztów jakości
Głównym celem istnienia raportów dotyczących kosztów jakości jest przekazywanie informacji o strukturze i wysokości tych kosztów pracownikom przedsiębiorstwa, którzy
z racji piastowanego stanowiska, mogą podejmować decyzje oraz przedsięwziąć działania zmierzające do poprawy. Przede wszystkim dla kierownictwa, jako organu zarządczego
i decyzyjnego, koszty jakości są czynnikiem służącym do oceny adekwatności i efektywności ekonomicznej systemu zapewnienia jakości, a co za tym idzie, są podstawą do podejmowania wszelkich decyzji oraz ustalania strategii firmy. Aby raporty w pełni spełniały swoją rolę, powinny zawierać informacje dotyczące (na podstawie [3, s. 120]):
a)stanu aktualnych przedsięwzięć, które informują o teraźniejszym stopniu zaawansowania działań projakościowych,
b)zmiany struktury kosztów jakości pod wpływem działań projakościowych prowadzących przez przedsiębiorstwo oraz wpływu, jaki wywiera na wynik finansowy firmy,
c)satysfakcji klienta, częstotliwości oraz liczby zgłaszanych reklamacji,
d)wyników auditów wewnętrznych oraz oceny jakości produktów własnych w konfrontacji z produktami firm konkurencyjnych.
Aby raporty dotyczące jakości dawały pełny obraz ponoszonych przez przedsiębiorstwo kosztów, powinny zawierać informacje dotyczące poziomu kosztów jakości oraz efektów podejmowanych działań korygujących, których odzwierciedleniem jest stopień satysfakcji klienta. Dodatkowymi informacjami, które może zawierać raport w celu uzyskania jeszcze pełniejszej pozycji przedsiębiorstwa na rynku są: zestawienie wyników bieżącego auditu oraz auditów poprzednich, osiągnięć konkurencji, o ile są dostępne, czynników mających wpływ na teraźniejszy poziom zadowolenia klienta. Na tej podstawie, kierownictwo przedsiębiorstwa ma możliwość podejmowania przemyślanych i trafnych decyzji.
„W zależności od indywidualnych potrzeb organizacji koszty mogą być raportowane zarówno na poziomie firmy, jak i zakładu, oddziału czy działu. Szczegółowość raportów powinna zależeć od szczebla zarządzania, dla którego raporty te są tworzone” [8]. Pracownicy wyższych szczeblów przedsiębiorstwa będą wymagać sumarycznego i bardzo skrótowego raportu. Jednocześnie kierownicy liniowi poszczególnych działów przedsiębiorstwa oczekują informacji szczegółowych. Przykładowo dla:
a)mistrzów i kierowników informacjami niezbędnymi są szczegółowe informacje za dany okres sprawozdawczy związane z obszarem odpowiedzialności danego mistrza; ważne jest, aby najistotniejsze punkty jakości były łatwe do uchwycenia,
a odpowiedzialnością finansową zostały obciążone komórki, które je wywołały,
b)kierowników działów, wydziałów sporządza się raporty zawierające w szczególności miejsca powstawania kosztów z odpowiadającymi im kwotami kosztów jakości; dodatkowo możliwość oceny kosztów jakości na tle poszczególnych wyrobów,
c)kierownictwa przedsiębiorstwa najważniejszymi elementami są ogólna suma kosztów jakości, analiza porównawcza ze względu na przyjęte wartości odnośników oraz relacje i zależności pomiędzy poszczególnymi rodzajami kosztów jakości.
Forma raportu kosztów jakości jest dowolna. Należy jedynie pamiętać o tym, aby (na podstawie [3, s. 121-122]):
a)struktura, zakres raportu i długość rozpatrywanych przedziałów czasowych były stosowne do możliwości odbiorców raportu,
b)wystrzegać się unikania obszernych omówień, zastępując je tabelami i wykresami, wymagającymi jedynie krótkiego komentarza; ze spadkiem długości raportu wzrasta dokładność ich odbioru,
c)sporządzać raporty węższe treściowo odnoszące się do krótszych przedziałów czasowych zamiast obszernych, dotyczących dłuższego okresu czasu,
d)przytaczane dane były przede wszystkim aktualne; jest to kryterium w większym stopniu wymagalne niż dokładność; co więcej niedokładność nie oznacza braku rzetelności raportu,
e)przedstawiały przyczyny powstawania kosztów jakości oraz punkty styczności tych kosztów.
Reasumując, raporty mogą mieć formę bardziej szczegółową lub ogólną.
W zależności od potrzeb sporządza się raporty okresowe lub jednorazowe, jednak te ostatnie pełnią funkcję wspomagającą i sporządzanie są jedynie w wyjątkowych przypadkach. Jedynie raporty okresowe umożliwiają dokładne śledzenie zmian kształtowania się kosztów jakości.
komentarze
Copyright © 2008-2010 EPrace oraz autorzy prac.